Seit dem 1. Januar 2024 verlangen neue Vorschriften von Unternehmen in Russland, alle Buchhaltungsunterlagen auf Servern im Land zu speichern. Diese Regeln betreffen insbesondere Unternehmen, die ausländische Buchhaltungssoftware wie SAP oder Navision verwenden oder deren Server im Ausland liegen. Einige Unternehmen wurden bereits wegen Nichteinhaltung mit Strafen belegt.
Die wichtigsten gesetzlichen Anforderungen:
- Lokale Aufbewahrung: Alle Original-Buchhaltungsunterlagen (sowohl auf Papier als auch digital) müssen in Russland aufbewahrt werden. Gescannte Kopien können die Originaldokumente nicht ersetzen.
- Internationale Geschäfte: Unternehmen, die in anderen Ländern tätig sind, müssen zusätzlich zu den russischen Anforderungen auch die lokalen Gesetze zur Aufbewahrung von Dokumenten einhalten.
- Datenintegrität: Für die Verwaltung und Speicherung von Buchhaltungsdaten ist eine spezielle Software erforderlich – einfache Tools wie Excel sind nicht ausreichend.
Mögliche Strafen bei Nichteinhaltung:
Verstöße können zu Geldstrafen oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen:
- Für Unternehmen:
- Bis zu 10.000-30.000 RUB für geringfügige Verstöße.
- 20% der nicht gezahlten Steuern (mindestens 40.000 RUB), wenn Verstöße das zu versteuernde Einkommen verringern.
- Bis zu 10.000-30.000 RUB für geringfügige Verstöße.
- Für verantwortliche Einzelpersonen:
- Erstmalige Verstöße: 5.000-10.000 RUB.
- Wiederholte Verstöße: Bis zu 20.000 RUB oder Disqualifizierung für bis zu zwei Jahre.
Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung von Lokalisierungsgesetzen gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen, was bei wiederholten Verstößen zu Strafen von bis zu 18 Millionen RUB führen kann.
Praktische Lösungen:
Assino schlägt mehrere Strategien vor, um sich an diese neuen Anforderungen anzupassen und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu erhalten:
- Datenintegration: Exportieren Sie täglich Daten aus ausländischen Systemen auf eine konforme russische Plattform.
- Lokalisierte Abläufe: Führen Sie lokale Datensätze in russischer Software mit regelmäßigen Aktualisierungen in globalen Systemen.
- Parallele Systeme: Führen Sie zwei Buchhaltungssysteme, obwohl dies zusätzliche Ressourcen erfordert.
- Umstellung auf russische Software: Vollständige Übernahme inländischer Lösungen für langfristige Konformität.
Wir bei Assino sind darauf spezialisiert, Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen zu unterstützen. Unser Team verfügt über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung von ausländischer auf russische Software. Wenn Sie Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an uns, um ein Audit und maßgeschneiderte Lösungen zu erhalten.
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Arthur Narimanov
Leitender Berater 1C
